Việc lặp lại,
để máy chạy.
Người kiểm tra và quyết định.
Meto dựng hệ thống AI và tự động hoá cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: chăm sóc khách, chứng từ – kế toán, báo cáo – dữ liệu, nội dung – marketing. Mọi thứ trên trang này đều đã chạy thật, có video và có cả nhật ký lỗi.
Mô tả việc đang làm tay, mình xem và gợi ý cách tách. Chưa cần ký gì.
Bốn nhóm việc bọn mình hay giao cho máy
Không phải việc gì cũng nên tự động hoá. Nhưng nếu một việc lặp lại đều đặn, có quy tắc rõ và dữ liệu đã nằm trên máy, thì gần như chắc chắn làm được.
Chăm sóc khách
Khách nhắn lúc mình ngủ, sáng ra mất khách.
- Bot AI trả lời 24/7 trên Messenger và web
- Chỉ nói đúng dữ liệu của bạn, không bịa giá
- Đơn, khiếu nại: chuyển người, báo về điện thoại
Chứng từ – kế toán
Đầu tháng gom chứng từ, sai một số lệch cả bộ.
- Hoá đơn, chứng từ, đối soát chỉ còn một nút bấm
- Số liệu lấy từ dữ liệu gốc, không ai gõ tay
- Theo dõi hoá đơn nhà cung cấp
Báo cáo – dữ liệu
Sáng nào cũng phải hỏi "việc tới đâu rồi".
- Đồng bộ sản phẩm, giá, đơn hàng
- Báo cáo tự gửi mỗi sáng qua Telegram hoặc email
- Theo dõi quảng cáo, cảnh báo khi vượt ngưỡng
Nội dung – marketing
Muốn đăng đều mà không có người làm.
- Video hàng loạt từ ảnh sản phẩm hoặc tài liệu
- Lên lịch một Google Sheet, tự đăng đa kênh
- Email khuyến mãi theo nhóm khách
Đã chạy thật, kể cả chỗ hỏng
Mỗi bài kể đầy đủ: trước đây làm tay thế nào, tách việc ra sao, hệ thống chạy thế nào, lỗi gặp phải và cách sửa. Tên khách và số liệu riêng được ẩn đi.
Cửa hàng 1.689 sản phẩm gần như tự chạy
Đăng bài, trả lời khách, theo dõi quảng cáo, báo cáo: chủ shop chỉ quyết những việc thật sự cần đến mình.
Đọc dự án →Bot trả lời khách 24/7, học từ ~200 cuộc chat thật
Trả lời trong vài giây, nói thật mình là trợ lý ảo, không hứa ngày giao, biết lúc nào phải gọi người.
Đọc dự án →Chứng từ gần 30 shop mỗi tháng, bấm một nút
Sao kê, hoá đơn, đối soát: số liệu chỉ lấy từ dữ liệu gốc, sửa lỗi một lần áp cho mọi shop.
Đọc dự án →Tách việc trước, rồi mới tự động hoá
Mọi dự án đều đi qua bốn bước. Bước nào chưa rõ thì chưa dựng.
Nghe việc thật
Bạn kể (hoặc quay màn hình) việc đang làm tay. Mình chấm xem việc đó có đáng tự động hoá không, nói thẳng nếu chưa nên.
Tách 3 phần
Dữ liệu vào là gì, quy tắc là gì, kết quả ra cần thế nào. Viết ra giấy, bạn duyệt rồi mới dựng.
Chạy song song
Máy làm, người vẫn kiểm tra từng kết quả trong những tuần đầu. Sai ở đâu sửa tận gốc ở quy tắc chung.
Bàn giao có công tắc
Hệ thống có nhật ký, có cách tắt, có hướng dẫn. Bạn nắm toàn bộ tài khoản và dữ liệu.
1Dữ liệu vào
Lấy từ nguồn gốc: sao kê, đơn hàng, hội thoại, Google Sheet. Hạn chế tối đa việc gõ tay.
2Quy tắc
Viết rõ ràng, có ví dụ. "Đơn trên 500 nghìn miễn ship" là quy tắc; "khách thân thì giảm thêm" thì chưa.
3Kết quả ra
Đúng định dạng bạn cần, đối chiếu được với dữ liệu gốc, báo về nơi bạn hay xem.
Giao việc cho máy, không giao quyền quyết định
Điều chủ doanh nghiệp lo nhất khi dùng AI là mất kiểm soát. Ba nguyên tắc dưới đây áp dụng cho mọi hệ thống Meto dựng.
Quyền theo từng nấc
AI bắt đầu ở mức đọc và soạn nháp. Chỉ khi chạy đúng một thời gian mới được làm thêm, và luôn có giới hạn.
Có nhật ký, có công tắc tắt
Thứ gì tự chạy cũng ghi lại đã làm gì, lúc nào. Muốn dừng thì tắt một chỗ, không phải đi tìm.
Tiền và mật khẩu ở tay chủ
Chuyển tiền, xoá dữ liệu, quyết định lớn: máy chỉ đề xuất, người bấm. Tài khoản đứng tên bạn.
Việc của bạn có nên tự động hoá không?
Nghĩ tới một việc cụ thể ở công ty, rồi tích những câu trả lời "có". Đây là 5 câu bọn mình hỏi trước mỗi dự án.
5 câu hỏi và cách đọc điểm là kinh nghiệm của bọn mình, không phải chuẩn chung. Việc đạt từ 4 điểm: gửi cho mình, mình gợi ý cách tách thử.
Những câu hay được hỏi
Doanh nghiệp nhỏ, không có IT thì có làm được không?
Được. Phần lớn hệ thống chạy trên công cụ bạn đã quen: Google Sheet, Messenger, Telegram, email. Bạn không cần biết lập trình; mình bàn giao kèm hướng dẫn và nhật ký để bạn tự theo dõi.
AI có bịa thông tin, trả lời sai cho khách không?
Đây là lý do bọn mình làm "quy tắc" trước. Bot chỉ được nói những gì nằm trong dữ liệu bạn đưa; câu nào không chắc thì hỏi lại khách hoặc chuyển người. Những tuần đầu luôn có người đọc lại kết quả.
Dữ liệu công ty có an toàn không?
Tài khoản và dữ liệu đứng tên bạn. Mình chỉ dùng quyền cần thiết cho đúng việc, không lưu mật khẩu, không đưa dữ liệu của bạn lên bài viết. Kết thúc dự án, bạn có thể thu hồi mọi quyền truy cập.
Chi phí chạy hằng tháng có cao không?
Tuỳ việc. Ví dụ hệ thống trả lời khách cho 6 fanpage có chi phí AI dưới 50 đồng mỗi lượt trả lời. Trước khi dựng, mình ước tính chi phí vận hành để bạn quyết.
Bao lâu thì chạy được?
Việc gọn như bot trả lời khách: khoảng một tuần từ lúc có dữ liệu. Hệ thống nhiều phần như cửa hàng tự chạy thì lâu hơn. Mình chia nhỏ để có phần chạy được sớm, không đợi xong hết.
Nếu muốn dừng giữa chừng thì sao?
Mỗi hệ thống đều có công tắc tắt và chạy được độc lập. Bạn dừng lúc nào cũng được, quy trình cũ vẫn còn nguyên.
Kể mình nghe một việc đang làm tay
Mô tả ngắn việc đó: ai làm, mất bao lâu, dữ liệu nằm ở đâu. Mình xem và gợi ý cách tách, nói thẳng nếu chưa nên tự động hoá.