Chứng từ gần 30 shop mỗi tháng, bấm một nút

Bấm vào ảnh để phóng to. Bộ 5 ảnh tóm tắt dự án, đã đăng trên fanpage.

01Làm tay thì khổ ở đâu

Mỗi tháng, với từng shop: tải sao kê từng tài khoản, đổi tên file, chép số sang bảng, đối chiếu từng dòng, làm hoá đơn, rồi lại kiểm. Một shop thì còn được. Gần 30 shop, mỗi shop 6 loại chứng từ, là cả trăm bộ giấy tờ mỗi tháng.

Cái mệt nhất không phải là chậm. Mà là sai một con số ở bước đầu thì cả bộ phía sau lệch theo, và thường tới lúc đối chiếu cuối cùng mới phát hiện.

Thêm một vấn đề ít ai nói: file nằm rải rác, mỗi người đặt tên một kiểu. Có khi mất cả buổi chỉ để tìm đúng một file sao kê.

02Tách việc thành 3 phần

1Dữ liệu vào

Chỉ lấy từ sao kê gốc. Không ai gõ tay con số.

2Quy tắc

Mỗi loại chứng từ một mẫu cố định. Phí và thông tin hợp đồng nằm ở một bảng riêng.

3Kết quả ra

Chọn shop, bấm một nút, ra đủ bộ. Mọi con số khớp dữ liệu gốc.

03Hệ thống chạy thế nào

Lấy dữ liệu gốcSao kê của từng shop được lấy về và đặt tên theo một quy ước cố định, nên máy luôn tìm đúng file.

Áp mẫuMỗi loại chứng từ có một mẫu. Phí, điều khoản riêng của từng shop đọc từ bảng hợp đồng, không viết cứng vào mẫu.

Bấm một nútChọn shop, chọn tháng: hệ thống tạo đủ 6 loại chứng từ.

Đối chiếuMọi con số khớp với dữ liệu gốc, nên người kiểm chỉ cần đối chiếu, không phải làm lại.

04Hai điều nhỏ nhưng đỡ nhiều nhất

1. Quy ước đặt tên file

Sao kê nào cũng đặt theo một mẫu cố định, ví dụ: tên shop – loại chứng từ – tháng. Nghe đơn giản, nhưng nhờ vậy máy tìm đúng file, còn người thì khỏi mất cả buổi lục Drive.

2. Sửa lỗi tận gốc, áp cho mọi shop

Gặp lỗi ở một shop thì sửa ở quy tắc chung, không vá riêng shop đó. Thêm shop mới thì nhân bản từ một shop mẫu đã chạy đúng.

05Lỗi kiểu "vá riêng" và vì sao không làm

Cách dễ nhất khi một shop ra sai là sửa tay riêng cho shop đó. Làm vậy vài tháng, mỗi shop thành một phiên bản khác nhau, không ai còn biết quy tắc thật là gì, và lỗi cũ quay lại ở shop khác.

Vì vậy mọi lỗi đều được sửa ở mẫu hoặc ở bảng hợp đồng, rồi chạy lại cho tất cả. Lỗi sửa một lần, gần 30 shop cùng được sửa.

06Áp dụng cho doanh nghiệp khác

Công ty có nhiều chi nhánh, cửa hàng, cần đối soát doanh thu hằng tháng.
Dịch vụ kế toán làm cho nhiều khách hàng nhỏ với cùng một bộ mẫu.
Doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp, cần theo dõi hoá đơn: ngày nhận – hạn – trạng thái.

Việc bạn làm được ngay hôm nay, chưa cần AI: thống nhất một mẫu đặt tên file cho cả phòng kế toán. Tháng sau gom chứng từ sẽ đỡ hơn, và khi muốn tự động hoá thì dữ liệu đã sẵn sàng.

Cuối tháng, phòng bạn mất bao lâu cho chứng từ?

Kể mình nghe các loại chứng từ đang làm và dữ liệu nằm ở đâu. Mình gợi ý loại nào nên làm "một nút" trước.

💬 Nhắn Messenger Để lại số điện thoại

Dự án khác: Cửa hàng 1.689 sản phẩm gần như tự chạy · Bot trả lời khách 24/7